Przedmiot zamówienia stanowi usługa, polegająca na organizacji, promocji oraz przeprowadzeniu 10 dwudniowych wydarzeń skierowanych do lokalnych przedsiębiorców w ramach zadania o nazwie „Zielony Festiwal”, realizowanego w zakresie projektu o nazwie ,,WŁOCŁAWEK – MIASTO NOWYCH MOŻLIWOŚCI”. Tutaj mieszkam, pracuję, inwestuję i tu wypoczywam”, finansowanego w ramach Programu Rozwój Lokalny ze środków Mechanizmu Finansowego EOG oraz budżetu państwa.

W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi:

1. Organizacja oraz przeprowadzenie przez Wykonawcę 10 dwudniowych wydarzeń
w układzie piątek-sobota lub sobota-niedziela, skierowanych do lokalnych przedsiębiorców, w których w ramach całego zamówienia powinno wziąć udział minimum 490 lokalnych przedsiębiorców.

2. Zamawiający ustala minimalną liczbę 49 lokalnych przedsiębiorców uczestniczących podczas każdego z dwudniowych wydarzeń. Zamawiający dopuszcza udział tego samego przedsiębiorcy w każdym z wydarzeń.

3. Wykonawca jest obowiązany zrealizować 10 dwudniowych wydarzeń w układzie piątek-sobota lub  sobota-niedziela w okresie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, z czego co najmniej 5 wydarzeń w odstępach minimum 2 tygodniowych z zastrzeżeniem, że ostatnie z 10 dwudniowych wydarzeń odbędzie się najpóźniej w ostatnią sobotę i niedzielę miesiąca listopada 2023 r., tj. 25.11.2023 r.-26.11.2023 r.

4. Wykonawca przygotuje i przedstawi osobiście lub w formie elektronicznej (e-mail) Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy szczegółowy harmonogram i scenariusz wszystkich organizowanych 10 dwudniowych wydarzeń. Zamawiający zgłosi Wykonawcy ewentualne uwagi do przedłożonego scenariusza oraz szczegółowego harmonogramu w terminie nie dłuższym niż 3 dni kalendarzowe od dnia dostarczenia szczegółowego harmonogramu oraz scenariusza.

5. Scenariusz powinien określać co najmniej przygotowanie przewidywanego przebiegu imprezy w formie szczegółowego programu, ze wskazaniem ram czasowych na jego poszczególne elementy. Zamawiający przekaże Wykonawcy wytyczne do przygotowania imprezy określone w Załączniku nr 3 do SWZ. Załącznik określał będzie program wydarzeń, lokalizację, a także zasady rekrutacji przedsiębiorców.

6. Zamawiający ustala następujące godziny przeprowadzenia wydarzeń:

piątek-sobota lub sobota-niedziela: w godzinach 12:00 – 18.00 w każdym dniu wydarzenia.

7. Wykonawca Zapewni osobę pełniącą funkcję konferansjera.

8. Zadaniami konferansjera podczas każdego z wydarzeń będzie w szczególności:

- pomoc uczestnikom wydarzeń odpowiednio nastawić się do mających nastąpić wydarzeń/atrakcji
i ułatwić im zjawienie się w odpowiednim miejscu i czasie;

- opowiadanie anegdot czy krótkich historii, które ubarwią całość wydarzenia i staną się dopełnieniem przeżyć uczestników;

- dbanie o odpowiednią dynamikę wydarzeń, o to co się dzieje w przerwach, jakie emocje przebijają się na pierwszy plan i jaka atmosfera przebiega podczas całego wydarzenia;

- moderowanie rozmów toczących się na scenie, zadawanie pytań, podsumowania, parafrazowanie wypowiedzi.

9. Zamawiający użyczy Wykonawcy sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia wydarzeń. Wykonawca na wypadek wystąpienia podczas któregokolwiek z wydarzeń awarii lub usterki sprzętu użyczonego przez Zamawiającego, zobowiązany będzie do zapewnienia sprzętu zastępczego o parametrach nie gorszych niż sprzęt, który został mu użyczony przez Zamawiającego.

10.Wykonawca zobowiązuje się zapewnić podczas każdego z wydarzeń organizację innych atrakcji adresowanych do odbiorców spośród wszystkich grup wiekowych, umożliwiających czynny udział w nich mieszkańców i gości - typu konkursy, zawody, zajęcia animacyjne dla dzieci, dmuchane place zabaw, itp. Szczegółowe wytyczne dotyczące organizowanych atrakcji Zamawiający określi w Załączniku nr 3 do SWZ.

11.Zamawiający ustala, że każde z 10 dwudniowych wydarzeń ma mieć charakter ogólnodostępny, o charakterze otwartym dla wszystkich zainteresowanych
i odwiedzających.

12.Wykonawca zobowiązuje się zabezpieczyć każde z dwudniowych wydarzeń
w zakresie zapewnienia od strony medycznej:

· zorganizowany, wydzielony oraz odpowiednio i czytelnie oznakowany punkt medyczny - zapewnienie odpowiedniej infrastruktury (np. namioty, tablice informacyjne, wyposażenie);

· zabezpieczenie medyczne w postaci ratownika medycznego bądź osoby posiadającej ukończony kurs kwalifikowanej pierwszej pomocy;

· zabezpieczenie od strony medycznej zapewnione ma być w godzinach trwania wydarzenia tj. przez 6 godzin każdego dnia w którym odbywać się będzie wydarzenie;

· zabezpieczenie w zakresie wymagań ochrony przeciwpożarowej.

13.Wykonawca zobowiązuje się zabezpieczyć każde z dwudniowych wydarzeń
w zakresie zapewnienia:

· toalet przenośnych w ilości 10 sztuk, w tym 1 toaleta dostosowana do wymagań dla osób niepełnosprawnych oraz 1 umywalka wolnostojąca;

· serwisowanie toalet polegające na: opróżnianiu zbiornika na fekalia, uzupełnianiu papieru toaletowego, myciu kabin z zewnątrz i wewnątrz, dezynfekcji toalet z zewnątrz i wewnątrz, dodawaniu zapachu, dokonywania przeglądu technicznego toalet;

· utrzymywania bieżącej czystości podczas trwania wydarzenia, w tym zapewnienie min.
2 osób odpowiedzialnych za zbieranie odpadów w miejscu przeprowadzenia wydarzenia;

· zapewnieniu min. 10 pojemników na odpady zmieszane o pojemności min. 110 litrów oraz 1 pojemnika na odpady zmieszane o pojemności min. 1100 litrów. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić opróżnianie koszy po każdym dniu wydarzenia;

· Wykonawca zobowiązany jest na co najmniej 2 dni przed rozpoczęciem każdego
z wydarzeń, przedłożyć Zamawiającemu umowę z podmiotem świadczącym usługi
w zakresie wywozu nieczystości płynnych i odpadów komunalnych.

14.Wykonawca zapewni obsługę podczas każdego z dwudniowych wydarzeń w ilości od 4 do 8 osób niezbędnych do prawidłowego ich przebiegu. Zakres czynności osób
o których mowa powyżej będzie dotyczyła prac związanych przed i po wydarzeniu
z montażem i demontażem namiotów, montażem i demontażem barierek ochronnych przy scenie, oraz wszelkich prac związanych z organizacją wydarzenia.

15.Zapewnienie zgodnie z zapisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997r. o ochronie osób
i mienia (Dz.U. z 2021 r. poz. 1995 z późn. zm.) kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej dla każdego z wydarzeń w ilości minimum 5 ochroniarzy. Do obowiązków pracowników ochrony będzie należało: ochrona sceny przed wejściem osób nieuprawnionych, patrolowanie terenu imprezy, w szczególności punktów wystawowych oraz miejsca przeznaczonego do zabaw dla dzieci.

16.Wykonawca zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia OC obejmującego zakresem ochrony odpowiedzialność organizatora imprez z sumą gwarancyjną
w wysokości, co najmniej 100.000,00 zł. Ubezpieczenie OC powinno obejmować odpowiedzialność za szkody wyrządzone czynem niedozwolonym lub wynikłe
z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Dodatkowo ubezpieczenie OC powinno obejmować:
- szkody wyrządzone uczestnikowi Imprezy podczas jej trwania, polegające na uszkodzeniu ciała, wywołaniu rozstroju zdrowia (w szczególności za szkody wynikające
z zatruć pokarmowych) czy też uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia.
- szkody w rzeczach ruchomych osób trzecich, z których Wykonawcy korzystali na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu, użyczenia lub innego pokrewnego stosunku prawnego.
W wypadku korzystania przez Wykonawcę z podwykonawców, polisa OC Wykonawcy powinna obejmować swym zakresem szkody wyrządzone przez podwykonawców.
W stosunku do wyżej wymienionych szkód oraz ryzyk nie dopuszcza się stosowania podlimitów odpowiedzialności niższych niż minimalna wymagana suma gwarancyjna.
2. Ubezpieczona działalność Wykonawcy musi być tożsama z przedmiotem działalności niezbędnej do wykonywania zamówienia (przedmiotem i zakresem zamówienia). Ochrona ubezpieczeniowa powinna obejmować ryzyka związane z realizacją zamówienia.
3. Polisa ubezpieczenia OC, o której mowa powyżej, w tym także polisa/polisy podwykonawców, powinny zostać przedstawione Zamawiającemu do zatwierdzenia nie później niż na 7 dni przed dniem, rozpoczęcia każdego z wydarzeń. Dokumenty ubezpieczenia będą podlegały weryfikacji Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest przesłać w wyznaczonych terminach dokumenty ubezpieczenia oraz dowody zapłaty składki/rat składki na adres: Urząd Miasta Włocławek, Centrum Obsługi Inwestora, Zielony Rynek 11/13, 87-800 Włocławek.

17.Sprawozdawczość dotycząca realizacji wydarzeń:

a) sporządzanie raportu merytorycznego dotyczącego realizacji każdego z 10 dwudniowych wydarzeń (m.in. informacji dotyczących organizacji ogólnych działań
w ramach wydarzeń oraz ilość uczestniczących przedsiębiorców);

b) dokumentacja fotograficzna każdego z 10 dwudniowych wydarzeń w ilości minimum 10 zdjęć dokumentujących m.in przebieg wydarzeń określonych w scenariuszu;

c) dokumentacja dotycząca działań promocyjnych (załączenie materiałów promocyjnych);

d) dostarczenie raportu merytorycznego oraz dokumentacji fotograficznej w terminie nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia wydarzenia, którego raport

dotyczy, do wykorzystania na potrzeby Urzędu Miasta Włocławek (m.in. stronę internetową, portale społecznościowe). Przekazanie przez Wykonawcę przedmiotowej dokumentacji fotograficznej będzie wiązało się z przeniesieniem praw autorskich do niej na rzecz Zamawiającego na wszystkich polach eksploatacji.

18.Zobowiązania Zamawiającego:

a) udostępnienie terenu w dniach organizacji każdego z 10 dwudniowych wydarzeń, określonego w Załączniku nr 3 do SWZ;

b) zezwolenie na wjazd oznakowanych samochodów dostawczych na teren każdego
z wydarzeń na czas niezbędny do rozładunku towaru – dotyczy pojazdów, które przekraczają DMC na ulicach dojazdowych;

c) zapewnienie sprzętu niezbędnego do realizacji każdego z wydarzeń tj. scena, sprzęt nagłaśniający, barierki, stoły promocyjne, krzesła, konsoleta mikserska, nagłośnienie, mikrofony, statywy, odbiornik.

UWAGA: Zamawiający dopuszcza organizację wyłącznie imprez plenerowych.

19.W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi również:

Przygotowanie materiałów graficznych oraz przeprowadzenie kampanii promocyjnej ukierunkowanej na wzmocnienie potencjału lokalnych przedsiębiorców, promocji Miasta Włocławek, promocji kultury
i tradycji regionu. Kampania ma za zadanie promować każde z 10 dwudniowych wydarzeń.

1) Przygotowanie materiałów graficznych:

a) przygotowanie projektu oraz druk ulotek* promocyjnych:

- w ilości 1000 sztuk/wydarzenie w formacie A5, dwustronnie w pełnym kolorze,

- zawierająca informacje o terminie, godzinie i miejscu wydarzenia oraz atrakcjach dodatkowych, a także o organizatorach, sponsorach i partnerach/uczestnikach.

* ulotki powinny zawierać wzory logotypów przekazane przez Zamawiającego.

b) przygotowanie projektu oraz druk plakatów reklamowych:

- w ilości 100 sztuk/wydarzenie w formacie A3, dwustronne w pełnym kolorze,

- zawierająca informacje o terminie, godzinie i miejscu wydarzenia oraz atrakcjach dodatkowych, a także o organizatorach, sponsorach i partnerach/uczestnikach. Plakaty* reklamowe powinny być rozmieszczane na terenie Miasta Włocławek w widocznych miejscach użyteczności publicznej (przystanki, słupy uliczne, w środkach komunikacji miejskiej).

*plakaty powinny zawierać wzory logotypów przekazane przez Zamawiającego.

c) przygotowanie projektu oraz wykonanie identyfikatorów:

- w formacie A6 wraz z tzw. ”smyczą”* w ilości uzależnionej od wielkości wydarzenia,
ale nie większej niż 150 szt. Identyfikatory niezbędne są dla: pracowników ochrony, organizatorów, ekipy sprzątającej, obsługi technicznej, gości VIP, dziennikarzy;

- laminowane, dwustronne, w pełnym kolorze.

*smycz powinna zawierać 2 wzory logotypów przekazane przez Zamawiającego
(smycz sublimacyjna o szerokości 10 mm, karabińczyk pojedynczy standard, nadruk logotypu funduszy EOG oraz herbu miasta Włocławek).

2) Przeprowadzenie działań informacyjno-promocyjnych w środkach masowego przekazu (media,

Internet):

- pozyskanie min. 5 lokalnych patronów medialnych, spośród lokalnych nadawców radiowych, telewizyjnych, lokalnej prasy oraz lokalnych portali internetowych;

- zorganizowanie dla 3 spośród wybranych 10 wydarzeń działań informacyjno-promocyjnych
z wykorzystaniem mediów o zasięgu ponadlokalnym;

- przeprowadzenie płatnych działań informacyjno-promocyjnych w mediach społecznościowych takich jak Facebook, Instagram, których zasięg obejmować będzie województwo Kujawsko-Pomorskie.

20. Wymagania Zamawiającego względem Wykonawcy:

a) zorganizowanie oraz pokrycie kosztów korzystania z przyłącza elektroenergetycznego niezbędnego do przeprowadzania każdego z 10 dwudniowych wydarzeń spoczywa na Wykonawcy. Przyłącze elektroenergetyczne znajduje się na ścianie budynku przy ul. Bulwary Marszałka Piłsudskiego 25;

b) działania informacyjno-promocyjne muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego, w terminie umożliwiającym dystrybucję materiałów w zaplanowanym czasie (materiały zostaną przesłane Wykonawcy przez Zamawiającego drogą elektroniczną w terminie nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, tak aby zachować termin 7 dni na wykonanie materiałów promocyjnych przed rozpoczęciem pierwszego z wydarzeń);

c) dystrybucja materiałów promocyjnych tj. ulotki, plakaty musi nastąpić na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem każdego wydarzenia;

d) dystrybucja materiałów promocyjnych tj. identyfikatory sceniczne musi nastąpić na co najmniej 3 dni przed rozpoczęciem każdego wydarzenia;

e) promocja w mediach i intrenecie musi nastąpić na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem każdego wydarzenia:

- przygotowanie i rozesłanie grafiki oraz materiału prasowego;

- opublikowanie informacji na stronie www i fanpage Wykonawcy;

f) wszystkie materiały, projekty, identyfikatory oraz teksty opracowane przez Wykonawcę podlegają akceptacji Zamawiającego. Projekt należy dostarczyć na co najmniej 7 dni kalendarzowych przed planowanym wydarzeniem osobiście lub drogą elektroniczną. Zamawiający zgłosi ewentualne uwagi do przedstawionych materiałów, identyfikatorów, projektów oraz tekstów w terminie nie dłuższym niż 3 dni kalendarzowe od dnia ich dostarczenia.

g) materiały promocyjne powinny być oznakowane w ramach Funduszy Norweskich
i EOG – zgodne z wytycznymi określonymi w podręczniku „Komunikacja i identyfikacja wizualna”, a także w zakresie promocji zadań dofinansowanych z budżetu państwa określonych
w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane
lub dofinansowane z budżetu państwa. (Zamawiający dostarczy Wykonawcy wzory logotypów).

h) Sprawozdawczość dotycząca działań promocyjnych:

Dostarczenie dokumentacji dotyczącej działań promocyjnych (załączenie materiałów

promocyjnych, materiału prasowego) Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od dnia, w którym zakończyło się każde z wydarzeń do siedziby Zamawiającego, tj. Urząd Miasta Włocławek, Centrum Obsługi Inwestora, Zielony Rynek 11/13, 87-800 Włocławek.

i) 1. Wykonawca przygotuje regulamin przeprowadzenia każdego z wydarzeń w terminie nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy.

2. Wykonawca jest obowiązujący przekazać niezwłocznie Zamawiającemu projekt regulaminu.

3. Regulamin wymaga uzyskanie akceptacji Zamawiającego. Zamawiający ma prawo zgłosić uwagi lub zastrzeżenia dot. treści przygotowanego projektu regulaminu w terminie nie dłuższym niż 3 dni kalendarzowych od dnia jego przekazania Zamawiającemu.

4. Wykonawca wprowadzi do projektu regulaminu uwagi Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 3 dni kalendarzowych od dnia przekazania uwag Wykonawcy przez Zamawiającego.

5. Regulamin powinien zawierać zapis o kategorycznym zakazie prowadzenia agitacji politycznej podczas prowadzenia każdego z 10 dwudniowych wydarzeń.

6. Regulamin powinien zawierać zapis o kategorycznym zakazie sprzedaży i umożliwienia degustacji alkoholu podczas prowadzenia każdego z 10 dwudniowych wydarzeń.