Zapytanie ofertowe w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza kwoty 130 000,00 zł bez podatku od towarów i usług.

(na podstawie § 8 ust. 1 i 2 Zarządzenia Nr 451/2020 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 31 grudnia 2020
w sprawie udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej 130 tysięcy złotych)

I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Gmina Miasto Włocławek- Urząd Miasta Włocławek

ul. Zielony Rynek 11/13

87-800 Włocławek

NIP: 888 30 31 255

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Nazwa przedmiotu zamówienia:

Zakup i dostawa nowych materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących.

2. Określenie przedmiotu zamówienia:

Przedmiot zamówienia obejmuje zakup i dostawę nowych materiałów eksploatacyjnych do drukarek.
Wszystkie oferowane materiały eksploatacyjne muszą być zgodne z normami jakości ISO 9001:2008 lub nowszymi (lub równoważnymi).

1. Za oryginalne materiały eksploatacyjne Zamawiający uznaje produkty pochodzące od producenta urządzenia drukującego i o określonym w tabeli symbolu.

2. Za fabrycznie nowe równoważne materiały eksploatacyjne (zamienniki) Zamawiający uznaje produkty niepochodzące od producenta urządzenia drukującego, o takich samych lub lepszych parametrach jakościowych w stosunku do materiałów oryginalnych, których proces produkcji obejmuje użycie obok komponentów nowych także pełnowartościowych elementów z odzysku, przy czym wałek optyczny, listwa czyszcząca wałka optycznego, element zamykający zbiornik z tonerem, listwa wałka magnetycznego, toner są komponentami nowymi.
Fabrycznie nowe oznacza, że dostarczone produkty będą użyte po raz pierwszy, a wszystkie ich części będą fabrycznie nowe i bez śladów uszkodzenia. Zamawiający dopuszcza, by części (elementy) materiałów eksploatacyjnych były regenerowane przez ich producenta, tj. części regenerowane powinny być pierwotnie (jako nowe) wyprodukowane przez producenta danego materiału eksploatacyjnego i ponownie użyte przez tego samego producenta w procesie recyklingu. Za fabrycznie nowy Zamawiający nie uzna produktu, w którym pojemnik został jedynie wyczyszczony i ponownie napełniony tonerem lub tuszem.

3. Oferowane materiały eksploatacyjne:
a. nie mogą powodować utraty gwarancji producenta drukarki, ograniczać funkcji i możliwości drukarki oraz jakości wydruku wyspecyfikowanych w warunkach technicznych producenta drukarki, ograniczać pełnej współpracy z programem drukarki monitorującym stan zasobników z tonerem lub tuszem oraz wymuszać na użytkowniku drukarki, podczas instalacji nowego tonera lub tuszu, wykonywania dodatkowych czynności nieprzewidzianych przez producenta drukarki
b. nie mogą powodować uszkodzeń urządzeń drukujących Zamawiającego
c. muszą posiadać wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiorników z tonerem
d. muszą posiadać na opakowaniu indywidualny kod produktu oraz nazwę drukarki do której jest przeznaczony
e. muszą posiadać na produkcie kod produktu umożliwiający jednoznaczną identyfikację.

4. Materiały eksploatacyjne będą posiadały okres przydatności do użycia nie krótszy niż 12 miesięcy od daty dostarczenia produktu do Zamawiającego.

5. Zamawiający dopuszcza składanie ofert na równoważne materiały eksploatacyjne (zamienniki), posiadające wydajność nie mniejszą niż wydajność materiału produkowanego przez producenta urządzenia drukującego, spełniające parametry określone w punkcie 2. oraz pod warunkiem dołączenia do każdego zaoferowanego produktu następujących dokumentów:
a. oświadczenie producenta równoważnych materiałów eksploatacyjnych, że oferowane produkty są fabrycznie nowe i nie były poddane procesowi ponownego napełniania, a ewentualnie użyte w procesie produkcji obok komponentów nowych elementy pochodzące z odzysku są pełnowartościowe, przy czym wałek optyczny, listwa czyszcząca wałka optycznego, element zamykający zbiornik z tonerem, listwa wałka magnetycznego, toner są komponentami nowymi
b. certyfikaty potwierdzające, że oferowane równoważne materiały eksploatacyjne posiadają wydajność, która jest wynikiem przeprowadzenia testów zgodności z normami ISO/IEC 19752 lub równoważna dla tonerów monochromatycznych do drukarek laserowych, ISO/IEC 19798 lub równoważna dla wkładów do drukarek kolorowych, ISO/IEC 24711 i ISO/IEC 24712 lub równoważne dla tuszy do drukarek atramentowych, wystawione przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację Polskiego Centrum Akredytacji lub przez inne równoważne certyfikowane jednostki uprawnione do kontroli w zakresie badania produktów pod kątem spełnienia powyższych norm. Z treści dokumentów powinna wynikać co najmniej wydajność oferowanego produktu, fakt przeprowadzenia testu w oparciu o wskazane normy, potwierdzenie kompatybilności z urządzeniami na jakich zostały przeprowadzone badania oraz dane podmiotu wykonującego badania.

Dodatkowo, materiały eksploatacyjne równoważne muszą być opakowane w kartonowe opakowania zewnętrzne z logo i nazwą producenta, marką produktu (o ile występuje), nazwą produktu (opisem zawartości), typem/symbolem produktu, numerem katalogowym i terminem przydatności do użycia; muszą być opakowane indywidualnie w hermetyczne opakowanie wewnętrzne. Bezpośrednio na materiale eksploatacyjnym musi być umieszczone co najmniej logo producenta lub jego nazwa, marka produktu (o ile występuje), typ/symbol produktu lub numer katalogowy oraz termin przydatności do użycia. W przypadku, gdy produkty oryginalne posiadają układ przekazujący informacje o stanie zużycia tuszu lub tonera, materiały eksploatacyjne równoważne muszą posiadać analogiczny układ prawidłowo współpracujący z urządzeniem, do którego są dedykowane.

III. WYKAZ DOKUMENTÓW JAKIE MAJĄ BYĆ ZŁOŻONE WRAZ Z OFERTĄ

Oświadczenia i certyfikaty wymienione w pkt II.2.5a i II.2.5.b dla oferowanych równoważnych materiałów eksploatacyjnych (zamienników)

IV. KRYTERIA FORMALNE

1. Miejsce dostawy: siedziba Zamawiającego - Włocławek, Zielony Rynek 11/13

2. Koszt transportu: po stronie Wykonawcy. 

3. Termin realizacji: 14 dni od daty otrzymania zamówienia.

4. Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancji na dostarczone produkty, na okresy określone w kartach gwarancyjnych producentów, jednakże nie mniej niż na okres 12 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.
Gwarancja obejmuje wymianę wadliwego przedmiotu zamówienia na wolny od wad.
Stwierdzenie wad i usterek w dostarczonym przedmiocie zamówienia lub nierzetelne wywiązanie się Wykonawcy z przedmiotu zamówienia wstrzymuje podpisanie protokołu odbioru oraz w całości zapłatę. Wykonawca powiadamiany jest przez Zamawiającego na piśmie lub w formie elektronicznej o stwierdzonych nieprawidłowościach i zobowiązany jest do ich usunięcia w terminie do 7 dni od daty otrzymania zawiadomienia.
W przypadku nie odebrania przedmiotu zamówienia z winy Wykonawcy, wadliwy przedmiot dostawy zostanie zmagazynowany na koszt i ryzyko Wykonawcy, przy czym obowiązek odbioru wadliwego przedmiotu zamówienia spoczywa na Wykonawcy.

5. Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w przypadku niedostarczenia Zamawiającemu przedmiotu zamówienia w wyznaczonym terminie w wysokości 1% całkowitego wynagrodzenia, za każdy dzień zwłoki.
Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty Zamawiającemu kary umownej za odstąpienie od realizacji zamówienia przez Wykonawcę z przyczyn niezależnych od Zamawiającego w wysokości 10 % wartości całkowitej brutto zamówienia.
Zobowiązania z tytułu kar umownych Wykonawcy mogą być potrącane z wynagrodzenia za realizację przedmiotu zamówienia.

6. Sposób i termin płatności: przelew, 14 dni po przyjęciu przedmiotu zamówienia na podstawie protokołu odbioru oraz prawidłowo wystawionej faktury.
Płatności wynikające z zamówienia będą regulowane za pośrednictwem metody podzielonej płatności. Wykonawca oświadcza, że jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Wykonawca oświadcza, że jest właścicielem wskazanego do płatności rachunku bankowego i że został do niego utworzony wydzielony rachunek VAT na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Zapłata zostanie dokonana na konto z faktury ogłoszone w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.) (dalej biała lista podatników) pod rygorem odmowy zapłaty. W przypadku braku na białej liście podatników rachunku bankowego wskazanego do zapłaty, zapłata zostanie przelana na pierwszy rachunek bankowy znajdujący się na białej liście podatników. W przypadku nie zarejestrowania żadnego rachunku bankowego na białej liście podatników, zapłata będzie wstrzymana do czasu zamieszczenia numeru konta w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, przy czym Zamawiający nie ponosi w takim razie odpowiedzialności za opóźnienie w zapłacie. Powyższe zapisy dotyczące płatności mają zastosowanie do Wykonawcy będącego płatnikiem podatku od towarów i usług VAT.

V. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
Cena: 100%

VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferta powinna być sporządzona na Formularzu cenowym platformy zakupowej "LOGINTRADE".

VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Ofertę należy dostarczyć na: Platformę Zakupową „LOGINTRADE”

2. Termin składania ofert: 2 marca 2021r. g.: 11:00

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

VIII. TERMIN ZWIĄZANIA Z OFERTĄ

Okres związania z ofertą 14 dni. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

IX. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji w zakresie zamówienia udziela Marcin Pyszorski, Inspektor w Referacie Informatyzacji, tel. 54 4144426.

X. INFORMACJE ZWIĄZANE Z OCHRONĄ DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. (Dz. Urz. UE L 119.1) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, wypełniając obowiązek informacyjny zawiadamiam, iż wszelkie informacje dotyczące ww. zagadnienia znajdują się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Włocławek w dziale:: Polityka prywatności
w zakładce: Informacje związane z Ochroną Danych Osobowych - link: http://www.bip.um.wlocl.pl/polityka-prywatności/

1. Wykorzystujemy platformę zakupową Logintrade jako narzędzie do kontaktów z wykonawcami.
2. Rejestracja w bazie wykonawców, przeglądanie ogłoszeń oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne.
3. Jeśli nie posiadasz konta na platformie zakupowej Logintrade, zarejestruj się w bazie wykonawców w celu otrzymania loginu i hasła do swojego konta. Jedno konto wykonawcy umożliwia otrzymywanie ogłoszeń od wielu Zamawiających.
4. Regulamin Platformy zakupowej jest dostępny w panelu rejestracyjnym.